Ab dem 1. Januar 2024 werden neue Verpflichtungen für Schöpfer und Inhaber von Geschäftspapieren und Unterlagen, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor in Serbien, eingeführt.

Alle Schöpfer und Inhaber von Geschäftsunterlagen sind verpflichtet, die elektronische Archivierung mithilfe von Softwarelösungen oder anderen IT-Systemen für zuverlässige elektronische Verwahrung durchzuführen. Öffentliche Behörden sind angehalten, die elektronische Archivierung von Dokumenten mithilfe der neuen Software „eArchiv“ durchzuführen, die Teil des archivarischen Informationssystems ist.

Unternehmen und andere Akteure des privaten Sektors müssen nun die Liste der Kategorien von Archiv- und Dokumentationsmaterialien mit Aufbewahrungsfristen über das eArchiv-Portal beim zuständigen Archiv zur Genehmigung einreichen.

Änderungen werden auch in Bezug auf die verpflichtende Vernichtung von Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, eingeführt. Anträge auf Vernichtung werden nicht mehr in Papierform wie zuvor, sondern in elektronischer Form über die eArchiv-Softwarelösung beim zuständigen Archiv eingereicht. Das zuständige öffentliche Archiv entscheidet über den Antrag und genehmigt ihn ebenfalls über eArchiv.

Schöpfer und Inhaber von Unterlagen, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen, sind verpflichtet, einen Antrag in elektronischer Form zu erstellen und diese nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren ab dem Erstellungsdatum beim zuständigen öffentlichen Archiv über eArchive einzureichen. Nach Einreichung des Archivmaterials beim zuständigen Archiv haben die Schöpfer und Inhaber keinen Zugang zu diesen Unterlagen mehr.

Für weitere Informationen über diese neuen Verpflichtungen kontaktieren Sie unsere Rechtsanwälte bitte unter office@vrlegal.rs oder www.vrlegal.rs